Anja Fromm ist die zentrale Anlaufstelle im Vertriebsinnendienst. Sie nimmt Anfragen an, erfasst Aufträge, koordiniert Liefertermine und hält bei Express-Aufträgen die Fäden zwischen Kunde, Fertigung und Transport zusammen. Ihr Arbeitsplatz ist die Schaltstelle zwischen Rennteam und Werkhalle.
Anja Fromm hat ihre kaufmännische Ausbildung im Groß- und Außenhandel gemacht und danach vier Jahre lang die Auftragsabwicklung bei einem Zulieferer für Landmaschinen betreut. 2011 wechselte sie zu Boxenwerk, weil sie den direkten Draht zu greifbaren Produkten und den Takt des Motorsports reizvoller fand als anonyme Massenware. Am Anfang musste sie sich in Zeichnungen, Toleranzangaben und Werkstoffkürzel einarbeiten — heute liest sie eine Fertigungszeichnung fast so flüssig wie eine E-Mail. Eine interne Weiterbildung zu Zerspanungsgrundlagen für Kaufleute hat ihr den letzten Respekt vor der Werkhalle genommen.
Anja ist der ruhige Pol im hektischen Innendienst: freundlich am Telefon, präzise im Schriftverkehr und unbestechlich, wenn ein Termin unrealistisch ist. Sie denkt in Reihenfolgen und Zuständigkeiten und merkt sofort, wenn eine Anfrage zwischen Vertrieb, Fertigung und Versand verloren zu gehen droht. Chaos macht ihr weniger aus als Unklarheit — sie will wissen, wer was bis wann tut. Kolleginnen und Kollegen schätzen, dass bei ihr nichts liegen bleibt und niemand zweimal nachfragen muss.
Heute ist Anja die zentrale Drehscheibe für eingehende Anfragen und die Auftragsabwicklung — eng abgestimmt mit Vertriebsleiter Sven Ostermann und Kalkulator Henrik Sauer, und bei Express-Aufträgen in direktem Kontakt mit Jens Petrow, unserem Express-Koordinator bei GridHaul. Genau hier soll Hermes sie entlasten: eingehende Mails vorsortieren, Auftragsdaten sauber erfassen und die Benachrichtigungskette bei Eilaufträgen anstoßen, damit Anja sich auf die kniffligen Fälle konzentrieren kann. Sie ist neugierig auf den Agenten, aber pragmatisch: Hermes muss ihr echte Handgriffe abnehmen, nicht neue Klickwege erfinden.
„Wenn Velox donnerstags anruft, muss das Teil samstags an der Strecke liegen — und dazwischen hänge ich am Telefon und in der Mailbox.“
— Anja Fromm, Innendienst
Jeden Tag landen 30 bis 50 Anfrage-Mails mit angehängten Zeichnungen in ihrem Postfach. Anja muss jede einzeln öffnen, einordnen und entscheiden, ob es eine Anfrage, eine Bestellung oder eine Reklamation ist. Allein die Sichtung frisst einen guten Teil des Vormittags, bevor sie überhaupt eine Antwort geschrieben hat. Geht in der Hektik eine Mail unter, wartet ein Team unnötig auf ein Angebot.
Angaben aus Mails, Zeichnungen und Telefonaten muss sie von Hand in das Auftragssystem übertragen. Jeder Medienbruch ist eine Chance für einen Zahlendreher bei Menge, Toleranz oder Liefertermin. Fällt so ein Fehler erst in der Fertigung auf, kostet er Zeit und Nerven. Anja kontrolliert deshalb lieber dreimal — was zusätzlich Zeit bindet.
Wenn samstags ein Eilauftrag für ein Rennwochenende hereinkommt, muss Anja Kunde, Fertigung und GridHaul in der richtigen Reihenfolge informieren. Es gibt keine feste Checkliste, jeder Fall läuft ein bisschen anders. Vergisst sie einen Schritt oder ruft in falscher Reihenfolge an, gerät die ganze Kette ins Stocken. Der Druck ist hoch, weil das Teil am Sonntagmorgen an der Strecke liegen muss.
Kunden fragen laufend nach dem Stand ihrer Aufträge, und Prioritäten in der Fertigung ändern sich kurzfristig. Anja telefoniert dann zwischen Betriebsleiter Klaus Reuter, der Arbeitsvorbereitung und dem Kunden hin und her, um verlässliche Termine zu geben. Für jede Statusauskunft muss sie den aktuellen Stand mühsam zusammensuchen. Ein sauber formuliertes Termin-Update von Hand zu schreiben, kostet sie oft mehr Zeit als die eigentliche Auskunft.
Jede Reklamation klingt anders, und es gibt keinen einheitlichen Ablauf, wie sie aufgenommen wird. Anja muss die Rohinformationen sortieren und an die richtige Stelle weiterreichen, bevor QS-Leiterin Ingrid Sasse einen 8D-Report anstoßen kann. Ohne Struktur gehen Details verloren, die später mühsam nacherfragt werden müssen. Das kostet Vertrauen beim Kunden und Zeit im ganzen Haus.
Wenn ein Team ein Teil nachbestellt, das vor Monaten schon einmal gefertigt wurde, muss Anja rekonstruieren, welches Material und welche Vorgaben damals galten. Diese Informationen liegen verstreut in alten Mails, Ordnern und im Gedächtnis einzelner Kolleginnen. Ist die betreffende Person im Urlaub, beginnt die Suche von vorn. Eine schnelle, verlässliche Antwort auf 'Was hatten wir da zuletzt?' fehlt ihr im Alltag.
Eingehende Anfragen automatisch vorsortiert und mit einer ersten Grobeinschätzung versehen bekommen, damit der Vormittag nicht in der Sichtung versinkt.
Standardisierte Textbausteine für Auftragsbestätigungen und Liefertermin-Updates, die sich mit den Auftragsdaten füllen lassen.
Eine klare, wiederholbare Ablaufkette für Express-Aufträge, die Kunde, Fertigung, QS und Transport in der richtigen Reihenfolge informiert.
Schnellen Zugriff auf die Historie eines Kundenteils (Material, Vorrichtung, letzter Preis), ohne durch Altvorgänge zu suchen.
Primäre Anwenderin für eine Vorsortierung eingehender E-Mails nach Anfrage, Bestellung und Reklamation.
Möchte aus Zeichnungsdaten und Materialpreisen einen belastbaren Erstentwurf für die Kalkulation erhalten.
Braucht eine automatisch startende Checkliste und Benachrichtigungskette für Wochenend-Aufträge.
Will kundenspezifische Termin-Updates auf Knopfdruck formulieren lassen, statt sie jedes Mal neu zu schreiben.
Interessiert an Hermes-Fähigkeiten, die repetitive Schreibarbeit übernehmen und sie erinnern, wenn eine Zusage oder ein Angebot nachzufassen ist.
